Política de privacidade

Quem somos

O João Online (https://joao.online) é uma plataforma de notas fiscais, cobranças, contratos, comunicação e contabilidade usada por empresas e escritórios de contabilidade (os parceiros). Ela é fornecida pela NICOLI INFORMATICA LTDA, CNPJ 07.738.631/0001-51, Av. Nesralla Rubez, 502, Centro, Cruzeiro/SP, CEP 12701-000, e-mail contato@joao.online (o fornecedor). O painel fica em https://app.joao.online.

Esta política explica o que fazemos com dados pessoais em dois papéis diferentes, como manda a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD):

• Como controladora (art. 5º, VI): os dados das pessoas que usam a plataforma, de quem visita este site e de quem fala conosco. Nós decidimos para que eles servem.
• Como operadora (art. 5º, VII): os dados que cada parceiro lança ou traz para a plataforma sobre os clientes, contratantes, sócios e empregados dele, inclusive os e-mails da caixa que ele conecta. Quem decide para que eles servem é o parceiro, que é o controlador desses dados; nós tratamos seguindo as instruções dele, os Termos de uso e o Anexo de tratamento de dados.

Encarregado de dados

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais (LGPD, art. 41) é João Pedro Nicoli Pereira Coimbra Neves, pelo e-mail contato@joao.online. É com ele que você fala sobre esta política, sobre os seus direitos e sobre qualquer dúvida de privacidade.

Dados que tratamos como controladora

O registro das ações no painel (quem fez, o quê e quando) não se apaga nem se altera: ele é a prova do que aconteceu na conta, para o parceiro e para nós.

Dados que tratamos como operadora

Cada parceiro lança na plataforma os dados que o negócio dele exige. Dependendo dos módulos que ele usa, isso inclui:

• Clientes e tomadores das notas: nome, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail e os dados da nota.
• Contratos (segmento funerário): dados do titular, dos dependentes e dos responsáveis, como nome, CPF, RG, nascimento, estado civil, profissão, renda, endereço e contato; na assinatura eletrônica do contrato, a foto do rosto, o endereço IP, o navegador, a data e a hora de quem assina, além do CPF e da data de nascimento conferidos.
• Cobranças e cartões: valores, vencimentos e situação das cobranças. O número do cartão nunca chega ao sistema principal: ele fica num serviço separado, isolado, e o resto da plataforma só conhece um código que o substitui.
• Clientes de escritório de contabilidade: dados fiscais e contábeis da empresa atendida, de sócios e de empregados (inclusive a folha informada ao eSocial), certificados digitais e procurações eletrônicas.
• Comunicação do escritório: contatos dos clientes, as mensagens de e-mail e de WhatsApp que o escritório envia e recebe pela plataforma e os documentos anexados.
• Agente do cliente: quando o escritório instala o programa Agente João Online no computador do cliente, o programa envia à plataforma os arquivos XML de notas que o sistema do cliente grava numa pasta escolhida e grava nessa pasta as notas que a plataforma recebeu. Ele não lê outras pastas do computador.

Para esses dados, o controlador é o parceiro. Se você é cliente, contratante ou empregado de um parceiro e quer saber o que é feito com seus dados, ou exercer um direito, fale primeiro com ele. Se nos procurar, encaminhamos o pedido ao parceiro e o ajudamos a responder (LGPD, art. 39).

A foto do rosto tirada na assinatura serve só de prova de quem assinou: ela fica guardada com o contrato, cifrada, e é mostrada ao responsável do parceiro. A plataforma não faz reconhecimento facial nem compara a foto com outras imagens, por isso não a trata como dado biométrico (LGPD, art. 5º, II).

Contas Google (Gmail)

O parceiro pode ligar uma conta Google à plataforma de dois jeitos. Cada um pede uma permissão diferente, só a necessária, e só quando o parceiro clica para conectar.

Como usamos esses dados

• Só para as funções acima, que o parceiro vê e usa no painel. Nada é usado para publicidade, vendido ou repassado a corretores de dados.
• Nenhuma pessoa do fornecedor lê os e-mails, salvo quando o próprio parceiro pede ajuda e autoriza, quando for preciso para investigar um problema de segurança ou abuso, ou quando a lei obrigar.
• Os dados do Google não são usados para treinar modelos de inteligência artificial, nem nossos nem de terceiros.
• Os dados só são transferidos a terceiros para prestar essas funções (por exemplo, o anexo que vira documento do cliente fica guardado no nosso servidor), por segurança, para cumprir a lei ou numa fusão ou aquisição do fornecedor, com o mesmo nível de proteção.

O uso e a transferência de informações recebidas das APIs do Google para qualquer outro aplicativo pelo João Online seguem a Política de dados do usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Como guardamos e como desligar

• A autorização do Google (o token que permite enviar ou ler) fica guardada cifrada e nunca aparece na tela, em registros ou em mensagens.
• As mensagens e os anexos que a plataforma traz da caixa ficam no nosso servidor, separados por parceiro. O escritório escolhe na tela remetentes, domínios e assuntos que a plataforma nunca traz.
• O parceiro desliga a conta quando quiser, no painel (Configurações). Ao desligar, a plataforma revoga a autorização no Google, apaga o token e, no caso da caixa, apaga as mensagens que ainda não foram ligadas a um cliente; as que viraram parte do atendimento de um cliente ficam com ele, como os demais documentos do escritório.
• A pessoa dona da conta Google também pode retirar o acesso a qualquer momento em myaccount.google.com/permissions.

Com quem os dados são compartilhados

Só com quem é preciso para o serviço funcionar, e só o necessário:

Na assinatura eletrônica, só o resumo criptográfico do documento vai a uma autoridade de carimbo do tempo (FreeTSA ou DigiCert), para provar a data; nenhum dado pessoal vai junto.

Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade.

Onde os dados ficam

A plataforma roda num servidor contratado da Contabo GmbH, na Alemanha, e a cópia de segurança cifrada fica num servidor da Hetzner Online GmbH, também na Alemanha. Google, Meta e MXroute tratam os dados que recebem nos servidores deles, inclusive fora do Brasil.

Essa transferência internacional se apoia nas cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (LGPD, art. 33, II, "b", e Resolução CD/ANPD 19/2024) e nos contratos de tratamento de dados desses fornecedores.

Por quanto tempo

Guardamos os dados enquanto a conta do parceiro existir e eles forem necessários para o serviço. Os prazos que a plataforma aplica sozinha hoje:

• Sessão do painel: termina em até 12 horas, ou antes, por falta de uso.
• Dispositivo confiável: dispensa o segundo fator por até 30 dias.
• Registros de acesso (IP, data e hora): 6 meses, como manda o Marco Civil da Internet (art. 15).
• Registros técnicos de tarefas e de avisos dos meios de pagamento: apagados depois de 90 dias.
• Tentativas de pagamento com cartão e cartões removidos: os dados que ainda identificam o cartão e o IP saem depois de 13 meses.
• Mensagens do formulário de contato: apagadas 12 meses depois do último movimento; os pedidos sobre dados pessoais, 5 anos depois, como prova do atendimento.
• Mensagens da caixa de e-mail que não foram ligadas a um cliente: o texto sai depois de 90 dias e a mensagem inteira depois de 180, ou na hora em que a conta Google é desligada.
• Cópias de segurança: diárias e cifradas; no servidor fica só a mais recente, e no servidor de apoio, as dos últimos 14 dias.

Documentos fiscais e contábeis são guardados enquanto o parceiro precisar deles, inclusive pelo prazo que a lei tributária exige.

Quando o contrato do parceiro acaba, os dados dele ficam disponíveis por 30 dias para ele baixar. Depois disso, a conta é encerrada e os dados são apagados em até 90 dias, salvo o que a lei obriga a guardar por mais tempo.

Segurança

Usamos conexão cifrada (HTTPS) em todas as páginas, segundo fator de autenticação (código no aplicativo autenticador) disponível para todas as contas do painel, separação dos dados de cada parceiro dentro do banco de dados, um serviço isolado para os dados de cartão, criptografia das credenciais, dos tokens do Google e dos certificados digitais guardados, registro das ações e cópias de segurança cifradas, cuja chave de abertura não fica em nenhum dos servidores. Os detalhes estão em Segurança.

Se acontecer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, comunicamos à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos afetados, como manda a LGPD (art. 48) e a Resolução CD/ANPD 15/2024. Quando o incidente atinge dados de um parceiro, avisamos o parceiro para que ele, como controlador, faça as comunicações dele.

Decisões automatizadas

A plataforma calcula impostos, sugere classificações e confere documentos, mas não toma decisões sobre pessoas só com base em tratamento automatizado (LGPD, art. 20): quem decide emitir, cobrar, transmitir ou contratar é sempre uma pessoa do parceiro.

Menores de idade

O painel é para profissionais e empresas: não aceitamos conta de menores de 18 anos. Dados de crianças e adolescentes só entram na plataforma quando o parceiro os lança (por exemplo, dependentes de um contrato), e então seguem as regras do controlador e o art. 14 da LGPD.

Seus direitos

Você pode pedir a confirmação de que tratamos seus dados, o acesso a eles, a correção, a anonimização, o bloqueio ou a eliminação do que for desnecessário, a portabilidade, a informação sobre com quem compartilhamos e a revogação do consentimento, quando ele for a base do tratamento (LGPD, art. 18). Como pedir e em quanto tempo respondemos está em Seus dados.

Você também pode reclamar à ANPD (www.gov.br/anpd).

Cookies

O que guardamos no seu navegador está na Política de cookies.

Mudanças nesta política

Quando esta política mudar, publicamos uma versão nova com a data em que passa a valer e avisamos as pessoas com conta no painel. As versões anteriores continuam disponíveis no fim desta página.